Tag Archives: David Allen

Valmentajan Työtavat, osa 2.

27 Feb

Edellinen kirjoitus käsitteli rikkonaisen työn sudenkuoppia. Näihin kuuluvat etenkin:

  1. Huomion siirto kohteesta toiseen syö rajallista energiaa. Jatkuva siirtely uuvuttaa.
  2. Vaikka huomio siirtyy, osa kapasiteetistasi on edelleen kiinni edellisessä tehtävässä.

Tapoihimme tulisi siis kuulua myös sellaisten tilanteiden luominen, joissa pystymme tovin keskittymään vain yhteen asiaan. Tehokkaat ihmiset ovat hyviä luomaan ja noudattamaan tätä edesauttavia rutiineja. Toisin sanoen he kykenevät asettamaan rajoja itselleen.

Mitä sinun tulisi tehdä juuri nyt?

Psykologi Mihaly Csikszentmihalyin flow- käsite on monelle tuttu. Yhteistä parhaissa hetkissä on mm. tunne siitä, että olet juuri oikeassa paikassa ja tekemässä sitä ainoaa asiaa, mitä sillä hetkellä kuuluukin tehdä. ”Optimaalisen kokemuksen” syntymiseen vaaditaan kuitenkin tehtävä, johon keskityt täysin, ja jossa haaste osuu prikulleen kykyjesi ylärajoille. Liian helppo tehtävä tylsistyttää ja liian vaikea tuottaa ahdistusta. K. Anders Ericssonin tutkima ”Määrätietoinen Harjoittelu” on puolestaan vaativaa mm. siksi, että keskityt siinä mukavuusalueesi ulkopuoliseen haasteeseen. Tarvitsemme huomion huolellista ohjaamista siis sekä kehittymiseen, että rauhoittumiseen.

Your brain needs to engage on some consistent basis with all of your commitments and activities. You must be assured that you are doing what you need to be doing, and that it’s OK not to be doing what you’re not doing. If it’s on your mind, then your mind isn’t clear.” David Allen, (Getting Things Done, 2001)

Miksi yhden kohteen valinta sitten on niin vaikeaa? Ensinnäkin mielen evolutionaarinen tehtävä on olla levoton ja vaeltaa, joten myös kaiken ollessa hyvin se tuottaa skenaarioita potentiaalisesti haitallisista asioista. Sivuvaikutuksena mieli myös tuo tietoisuuteen listaa kaikesta tekemättömästä. Tarvitsemme läsnäoloon siis ainakin kahta asiaa. (1) Keskittymisen on tarkoituksella oltava jossakin motivoivassa tehtävässä. (2) Mielellä on oltava vakuutus, joka auttaa myöhempien, tekemättömien asioiden kanssa. Ensimmäiseen tarvitaan priorisointia ja aikaa, mielellään säännöllisen rutiinin tapaan. Toiseen tarvitaan keino ulkoistaa muut ajatukset vaikka paperille, ja parempiin ajankohtiin.

Positiivisia rajoitteita

One can have no smaller or greater mastery than mastery of oneself.”  Leonardo da Vinci

Kyetäkseen navigoimaan kompleksissa ympäristössä ihminen tarvitsee apua. Lapselle vanhempien huomio on selviytymisen lisäksi tärkeää myös siksi, että vanhemmat tietävät maailmasta enemmän. Tämä tieto on kullanarvoista ja yksi kulttuurin tehtävistä onkin pelkistää elämää siedettäväksi sulkemalla pois monet lukemattomista vaihtoehdoista. Kun ympäristö yksinkertaistuu, olemme turvan lisäksi myös vähemmän ahdistuneita kaikesta siitä, mitä emme tee. Viisas ei kuitenkaan ole vain traditionsa vietävänä, vaan tarvittaessa myös itse aktiivisesti luo rajoitteita.

Itsensä pakottaminen johonkin pelkällä tahdonvoimalla on kuluttavaa, sillä jos luotat vain itsekuriin, on sinun edelleen erikseen tehtävä päätös joka asiasta. Arjen yksityiskohtien sijaan haluamme säästää energiaa tärkeimpiin asioihin. Vapauksien rajoittamisella voi olla huono kaiku, mutta todellisuudessa se on ainoa tapa tulla joksikin, joka todella kykenee vastuuseen. Puhutaan positiivisista rajoitteista, sillä vapauden riiston sijaan ne auttavat saamaan asioita aikaan. Jos kyseiset rajat toistuvat arjessa samanlaisina, voidaan puhua rutiinista.

Routine”- a usual or fixed way of doing things- (Cambridge Dictionary)

Vaikka emme sitä niin ajattele, käytämme suurimman osan ajastamme elämän välttämättömien toimintojen pyörittämiseen. Mitä useammin teet jotakin samalla tavalla, sitä sulavammin, varmemmin, ja nopeammin teet sen myöhemmin. Tuttu esimerkki arkea auttavasta rutiinista on avainten ja lompakon laittaminen aina samaan paikkaan kotiin tullessa. Olet ulkoistanut päätöksen niiden sijainnista rutiinille ja tälle yhdellä sijainnille. Sama pätee useimpiin pieniin askareisiin kodissasi. Rutiineilla voi myös luoda hiljaista aikaa keskittymiseen, vaikka se vaatiikin enemmän työtä. Itse olen tykästynyt seuraavien pyhittämiseen (tavoitteena neljä kokonaista tuntia päivässä.)

1. Aamun kaksi ensimmäistä tuntia (tärkein tehtävä)

2. Lounaan jälkeiset kaksi tuntia (saatavuuden katkaiseminen)

Eräs parhaista kuulemistani työvinkeistä on: ”tee päivän tärkein tehtävä ensimmäisenä.” Aamu tuntuu perheelliselle olevan se aika, kun kukaan ei -ehkä- vielä ole kiskomassa sinua hihasta. Jos voit nukkua päivällä edes hieman, tai kykenet menemään riittävän aikaisin nukkumaan, kannattaa harkita aamun hyödyntämistä. Kuuluisaa 8h unta ei kannata uhrata, mutta jos muu talo herää 7:00, niin 5:00 herätys on vielä siedettävä. Teoriassa sinulla on nyt kaksi kultaista tuntia tehdä se, mitä eniten haluat. Tehtävän hoidettuasi sinulla myös on tunnet, että olet jo voittanut päivän.

Toisen hiljaisen hetken luominen on haastavampaa, ja sitäkin joudumme katsomaan oman työn tiimalasin läpi. Jos kuitenkin opetat ihmiset siihen, että olet aina saatavilla, joudut aina olemaan saatavilla. Tätä on viisasta säädellä, ja sinulla on oikeus opettaa muut siihen, että et aina esimerkiksi vastaa puhelimeen. Ollaakseen rutiini, on tämä katoaminen kuitenkin tapahduttava samaan aikaan, jotta lisäksesi myös tiimisi oppii ajankohdan. Lounaan jälkeinen aika on töissä usein uneliasta, ja kenties tähän sopii hetki lukea, kävellä, meditoida, tai vain jatkaa töitä ilman turhia ärsykkeitä. Itse pidän kahta tuntia hyvänä, mutta jo puolella tunnilla on merkitystä palautumiselle.

Kalenteri ja työtila renkeinä

Kalenterin taika on siinä, että se kertoo sinulle rauhoittavasti tismalleen, missä kulloinkin on oltava. Vaikka aikuiset ymmärtävät tämän, emme aina ole hyviä pitäytymään luomissamme suunnitelmissa. Kalenterin vaikutusta heikentää etenkin älypuhelin, sillä sen kautta voi kokea olevansa missä vain, koska vain- myös siis kesken tärkeän keskustelun tai tehtävän. Hyvällä työkalulla ei ole merkitystä, jos itse sabotoimme luodun ja priorisoidun ”tyhjän tilan” tuomalla siihen muun huomiomagneetin. Ei riitä, että kalenterissa on merkintä. Sitä pitää myös kunnioittaa.

Toinen almanakan käyttöön liittyvä vaikeus on, että moni antaa sen orjuuttaa itsensä. Tämä ei tietenkään ole tarkoitus, ja eksperteillä on keinonsa välttää vankeus. MIT:n professori ja Deep Work (2016) teoksen kirjoittaja Cal Newport esimerkiksi ehdottaa koko päivän aikatauluttamista, heräämisestä aina nukkumaan menoon. Ennen kuin ehdotukseen reagoi refleksinomaisesti oravanpyörä-ja-ahdistaa- ajatuksella, kannattaa muistaa, että mielesi tulee päivän jokaisena hetkenä olemaan joka tapauksessa jossakin. Voit siis ihan itse varata päivään myös tyhjää tilaa, tai aikaa yllättävien asioiden hoitamiseen. Varsinkin iltaisin leikkiminen ja keskustelu perheen kanssa voi hyvin viedä illallisen jälkeisen tunnin säännönmukaisesti, poistaen kyseiseltä, unta edeltävältä tunnilta pakottavat ajatukset myös työemailin tarkistamisesta. Kalenterien ja rutiinien tehtävä on ylipätään luoda alku- ja loppupisteet niille asioille, jotka priorisoimme sen arvoisiksi.

Viimeisenä vinkkinä työtapojen uudistajalle on keskittymistä tukevan työtilan järjestäminen. Jos kaikki ympärillä muistuttaa keskeneräisistä asioista, on pieni osa energiastasi jumissa kyseisissä kohteissa. Siistin pöydän äärellä on nautinnollista syventyä, sillä mikään ulkoinen ei silloin epäsuorasti ”vaadi” puuttumista. Ei ole kovin tehokasta käyttää kaikkea aikaa puunaamiseen, mutta keskittymisessä sinua auttaa yksikin työtila, joka on riittävän hyvässä järjestyksessä. (Myös Jordan Petersonin kuuluisa ”Clean your room”- ohje liittyy tähän samaan, vaikkakin enemmän työkaluna ”oman psyykkeen” järjestämiseen .) https://www.youtube.com/watch?v=vR6-c3j0K_Y

Tarvitsemme ympäristön muokkaamiseen ehkä enemmän aikaa kuin haluaisimme, mutta on tärkeää lähteä liikkeelle jostakin konkreettisesta, joka on sinun kontrollissasi tässä ja nyt. Rutiineissa on se hieno puoli, että pian ne kasautuvat, ja pallo alkaa elämässä pyöriä organisoidumpaan suuntaan. Tärkeintä on kuitenkin päästä alkuun, eikä mikään muutos ole liian pieni tai vähäpätöinen.

First, let’s do it badly,

Lauri H.

lhakala82@yahoo.com

Ps. Jos pidät blogista, auta sitä kasvamaan. Voit ilmaiseksi liittyä tilaajaksi, kertoa siitä aihepiireistä kiinnostuneille ystävillesi tai jakaa sosiaalisessa mediassa. Laajennetaan yhdessä keskustelua oppimisesta, johtamisesta ja arvoista. Blogissa esitetyt asiat ovat vain kirjoittajan näkemyksiä, eivät työnantajan tai muun tahon.